Privacy policy
Version of 25.10.2026. Website ownerstat.com, portal ownerstat.com/app, property booking pages and guest pages.
Who is responsible
Ownerstat is a product of UpSystems operated by Max M Company Limited, Limassol, Cyprus. Data questions: hello@ownerstat.com.
Data about owners, properties, guests, staff and contractors is entered by the management company or comes from its systems. The management company is the controller of that data; we process it on its behalf under the data processing agreement. We are the controller of our customers' account data, the server log and correspondence with us.
What we process
- Website. The site sets no cookies and uses no advertising or third-party trackers; fonts and scripts are served from our own server. Your language choice is remembered in your browser. The server keeps a technical log: IP address, time, page, browser.
- Chat on the website, Telegram and WhatsApp. Your messages, your name and email if you give them, the page you wrote from, and the IP address for spam protection. The site keeps your conversation key in the browser's storage (not a cookie) so you can see the answer. Messages are translated by DeepL; a person answers. If you write on Telegram or WhatsApp, that messenger also processes the messages under its own terms (Telegram, WhatsApp Ireland Limited).
- Business emails to management companies. The company name, town and the business email the company publishes for enquiries. We write rarely; every email says why it was sent and has a one-click unsubscribe link, after which we do not write again. We note whether the recipient opened the demo from the link in the email; there are no open-tracking pixels.
- Pilot request. The form on the site sends nothing: it prepares a text that you send us yourself by WhatsApp, Telegram or email.
- Portal users (managers, accountants, owners, cleaners and contractors): name, email, phone, language, role, sign-in log and activity log. The portal uses only technical cookies for sign-in and form protection.
- Properties and accounts: property and DMoT registration details, bookings and payouts from platform exports and property management systems (Smoobu, Hostaway), expenses, receipts and photos, documents, invoices, the owner's billing address and tax number, last 4 digits of IBAN. Bank statements are read for reconciliation and not stored.
- Guests: name, dates, amount and platform from exports and management systems; for direct bookings, the name, email, phone, number of guests, message and IP address of the request; for the guest page, name, dates and language. The door code and Wi-Fi password are shown to the guest only from 2 days before check-in until check-out. For deposits, the amount, the reason for a deduction and photos of damage.
- Tasks: cleaning and repairs, completion marks and photos of the work.
No special categories of data (health, religion and the like) are processed. No decisions are automated: price hints are suggestions to the manager only.
Why and on what basis
- Running the portal, owner statements, cleaning, direct bookings and guest pages: performance of the contract with the management company; for guests, performance of their booking.
- Email sign-in codes, protection against brute force and spam requests, the activity log: legitimate interest in a secure service.
- Emails about statements, DMoT deadlines, bookings and deposits: performance of the contract.
- Chat answers: your request and our legitimate interest in answering questions about the service.
- Business emails to companies: our legitimate interest in offering the service to businesses, with a one-click opt-out.
- Accounting for payments for our services: legal obligation.
Who receives data
Only suppliers the service cannot run without:
| Who | Purpose | Where |
|---|
| Hetzner Online GmbH | Server hosting, files and backups | Germany, EU |
| DeepL SE | Machine translation of chat messages | Germany, EU |
| Google Ireland Limited (Google Workspace) | Sending email: sign-in codes, notifications, statements, guest emails | EU; transfers to the US possible under the EU Standard Contractual Clauses |
On the management company's instruction we read bookings from its management system (Smoobu, Hostaway) and platform calendars; the calendars we provide to Airbnb, Booking.com and other platforms contain only busy dates, no names. Emails to guests and owners are sent in the management company's name. We do not sell data or share it for advertising.
How long we keep it
| What | How long |
|---|
| Portal data: properties, statements, expenses, documents, photos | While the contract with the management company lasts; deleted within 30 days after it ends |
| Statements, invoices and the bookings in them | As long as the management company keeps them for its accounts (in Cyprus usually 6 years) |
| Booking request that did not become a stay | 180 days after the requested dates, then the name and contacts are deleted |
| Contacts of a direct-booking guest | 2 years after check-out, then deleted; dates and amounts stay in the statement |
| IP address of a booking request | 180 days |
| Guest page (door code, Wi-Fi) | The link is deleted 30 days after check-out |
| Guest names in the booking calendar | 90 days after check-out |
| Ownerstat chat conversations | 12 months after the last message; IP address 180 days |
| Addresses for business emails | 12 months after the last email; an opt-out is kept so we never write again |
| Sign-in codes and links | 30 days |
| Portal activity log | 3 years |
| Server log | 30 days |
| Backups | Overwritten after 14 days |
Deletion on these schedules runs automatically every day.
How we protect it
Server in Germany, HTTPS, password-free sign-in with one-time codes, roles and access separation (owners see only their own properties, accountants can only read, a manager can be limited to their properties), an activity log, daily backups, automatic security updates, protection against code guessing.
Your rights
You may request access, correction, deletion, restriction, portability and object to processing. Owners can download all their data themselves in the portal, under Documents. Email hello@ownerstat.com or your management company; we reply within 30 days. If your data was entered by your management company, we pass the request to them and help carry it out. You may also complain to the Cyprus Commissioner for Personal Data Protection (dataprotection.gov.cy).
Changes
We tell management companies about material changes in advance. The version date is shown at the top.
This text will be refined after legal review. The English version prevails over translations.
Πολιτική απορρήτου
Έκδοση 25.10.2026. Ιστοσελίδα ownerstat.com, πύλη ownerstat.com/app, σελίδες κρατήσεων και σελίδες επισκεπτών.
Ποιος είναι υπεύθυνος
Το Ownerstat είναι προϊόν της UpSystems που λειτουργεί η Max M Company Limited, Λεμεσός, Κύπρος. Ερωτήσεις για δεδομένα: hello@ownerstat.com.
Τα δεδομένα ιδιοκτητών, ακινήτων, επισκεπτών, προσωπικού και τεχνικών τα καταχωρεί η εταιρεία διαχείρισης ή προέρχονται από τα συστήματά της. Υπεύθυνος επεξεργασίας είναι η εταιρεία διαχείρισης· εμείς τα επεξεργαζόμαστε για λογαριασμό της βάσει της σύμβασης επεξεργασίας δεδομένων. Για τα στοιχεία λογαριασμού των πελατών μας, το αρχείο διακομιστή και την αλληλογραφία μαζί μας υπεύθυνοι είμαστε εμείς.
Τι επεξεργαζόμαστε
- Ιστοσελίδα. Χωρίς cookies, χωρίς διαφημιστικούς ή τρίτους μετρητές· γραμματοσειρές και σενάρια φορτώνονται από τον δικό μας διακομιστή. Η γλώσσα αποθηκεύεται στο πρόγραμμα περιήγησης. Ο διακομιστής κρατά τεχνικό αρχείο: διεύθυνση IP, ώρα, σελίδα, πρόγραμμα περιήγησης.
- Chat στον ιστότοπο, στο Telegram και στο WhatsApp. Τα μηνύματά σας, όνομα και email αν τα δώσετε, η σελίδα από την οποία γράψατε και η διεύθυνση IP για προστασία από spam. Ο ιστότοπος κρατά το κλειδί της συνομιλίας στη μνήμη του προγράμματος περιήγησης (όχι cookie). Τα μηνύματα μεταφράζονται μέσω DeepL· απαντά άνθρωπος. Αν γράψετε στο Telegram ή στο WhatsApp, τα μηνύματα επεξεργάζεται και η αντίστοιχη υπηρεσία με τους δικούς της όρους (Telegram, WhatsApp Ireland Limited).
- Επαγγελματικά email σε εταιρείες διαχείρισης. Η επωνυμία, η πόλη και το επαγγελματικό email που δημοσιεύει η εταιρεία για επικοινωνία. Γράφουμε σπάνια· κάθε email εξηγεί γιατί στάλθηκε και έχει σύνδεσμο διαγραφής με ένα κλικ. Σημειώνουμε αν ο παραλήπτης άνοιξε το demo από τον σύνδεσμο· δεν χρησιμοποιούμε μετρητές ανοίγματος.
- Αίτημα πιλοτικού. Η φόρμα δεν αποστέλλει τίποτα: ετοιμάζει κείμενο που μας στέλνετε εσείς μέσω WhatsApp, Telegram ή email.
- Χρήστες πύλης (διαχειριστές, λογιστές, ιδιοκτήτες, καθαριστές και τεχνικοί): όνομα, email, τηλέφωνο, γλώσσα, ρόλος, αρχείο εισόδων και ενεργειών. Η πύλη χρησιμοποιεί μόνο τεχνικά cookies εισόδου και προστασίας φορμών.
- Ακίνητα και λογιστική: στοιχεία ακινήτων και εγγραφής, κρατήσεις και πληρωμές από αρχεία πλατφορμών και συστήματα διαχείρισης (Smoobu, Hostaway), έξοδα, αποδείξεις και φωτογραφίες, έγγραφα, τιμολόγια, διεύθυνση και ΑΦΜ ιδιοκτήτη, τελευταία 4 ψηφία IBAN. Οι τραπεζικές καταστάσεις διαβάζονται για συμφωνία και δεν αποθηκεύονται.
- Επισκέπτες: όνομα, ημερομηνίες, ποσό και πλατφόρμα· για απευθείας κρατήσεις, όνομα, email, τηλέφωνο, αριθμός ατόμων, μήνυμα και διεύθυνση IP του αιτήματος· για τη σελίδα επισκέπτη, όνομα, ημερομηνίες και γλώσσα. Ο κωδικός πόρτας και το Wi-Fi εμφανίζονται μόνο από 2 ημέρες πριν την άφιξη έως την αναχώρηση. Για εγγυήσεις, ποσό, αιτία παρακράτησης και φωτογραφίες ζημιάς.
- Εργασίες: καθαρισμοί και επισκευές, ολοκλήρωση και φωτογραφίες εργασιών.
Δεν επεξεργαζόμαστε ειδικές κατηγορίες δεδομένων. Δεν λαμβάνονται αυτοματοποιημένες αποφάσεις· οι προτάσεις τιμών είναι μόνο συμβουλές προς τον διαχειριστή.
Γιατί και με ποια νομική βάση
- Λειτουργία πύλης, αναφορές, καθαρισμοί, απευθείας κρατήσεις και σελίδες επισκεπτών: εκτέλεση σύμβασης με την εταιρεία διαχείρισης· για επισκέπτες, εκτέλεση της κράτησής τους.
- Κωδικοί εισόδου, προστασία από επιθέσεις και ανεπιθύμητα αιτήματα, ημερολόγιο ενεργειών: έννομο συμφέρον για ασφάλεια.
- Email για αναφορές, προθεσμίες, κρατήσεις και εγγυήσεις: εκτέλεση σύμβασης.
- Απαντήσεις στο chat: το αίτημά σας και το έννομο συμφέρον μας να απαντάμε σε ερωτήσεις για την υπηρεσία.
- Επαγγελματικά email σε εταιρείες: έννομο συμφέρον να προτείνουμε την υπηρεσία, με δυνατότητα διαγραφής με ένα κλικ.
- Λογιστική των πληρωμών μας: νομική υποχρέωση.
Σε ποιους διαβιβάζονται
Μόνο σε προμηθευτές απαραίτητους για τη λειτουργία:
| Ποιος | Σκοπός | Πού |
|---|
| Hetzner Online GmbH | Φιλοξενία διακομιστή, αρχεία και αντίγραφα ασφαλείας | Γερμανία, ΕΕ |
| DeepL SE | Μηχανική μετάφραση μηνυμάτων συνομιλίας | Γερμανία, ΕΕ |
| Google Ireland Limited (Google Workspace) | Αποστολή email: κωδικοί εισόδου, ειδοποιήσεις, αναφορές, email σε επισκέπτες | ΕΕ· πιθανή διαβίβαση στις ΗΠΑ βάσει των Τυποποιημένων Συμβατικών Ρητρών της ΕΕ |
Κατ' εντολή της εταιρείας διαχείρισης διαβάζουμε κρατήσεις από το σύστημά της (Smoobu, Hostaway) και τα ημερολόγια των πλατφορμών· τα ημερολόγια προς Airbnb, Booking.com και άλλες πλατφόρμες περιέχουν μόνο ημερομηνίες, χωρίς ονόματα. Τα email προς επισκέπτες και ιδιοκτήτες αποστέλλονται εκ μέρους της εταιρείας διαχείρισης. Δεν πουλάμε δεδομένα ούτε τα μοιραζόμαστε για διαφήμιση.
Πόσο τα κρατάμε
| Τι | Για πόσο |
|---|
| Δεδομένα πύλης: ακίνητα, αναφορές, έξοδα, έγγραφα, φωτογραφίες | Όσο ισχύει η σύμβαση με την εταιρεία διαχείρισης· διαγραφή εντός 30 ημερών μετά τη λήξη |
| Αναφορές, τιμολόγια και οι κρατήσεις τους | Όσο τα κρατά η εταιρεία διαχείρισης για τη λογιστική της (στην Κύπρο συνήθως 6 χρόνια) |
| Αίτημα κράτησης που δεν έγινε διαμονή | 180 ημέρες μετά τις ημερομηνίες, μετά διαγράφονται όνομα και στοιχεία |
| Στοιχεία επισκέπτη απευθείας κράτησης | 2 χρόνια μετά την αναχώρηση, μετά διαγράφονται· ημερομηνίες και ποσά μένουν στην αναφορά |
| Διεύθυνση IP αιτήματος κράτησης | 180 ημέρες |
| Σελίδα επισκέπτη (κωδικός πόρτας, Wi-Fi) | Ο σύνδεσμος διαγράφεται 30 ημέρες μετά την αναχώρηση |
| Ονόματα επισκεπτών στο ημερολόγιο | 90 ημέρες μετά την αναχώρηση |
| Συνομιλίες στο chat της Ownerstat | 12 μήνες μετά το τελευταίο μήνυμα· διεύθυνση IP 180 ημέρες |
| Διευθύνσεις για επαγγελματικά email | 12 μήνες μετά το τελευταίο email· η διαγραφή φυλάσσεται για να μην ξαναγράψουμε |
| Κωδικοί και σύνδεσμοι εισόδου | 30 ημέρες |
| Ημερολόγιο ενεργειών πύλης | 3 χρόνια |
| Αρχείο διακομιστή | 30 ημέρες |
| Αντίγραφα ασφαλείας | Αντικαθίστανται μετά από 14 ημέρες |
Η διαγραφή γίνεται αυτόματα κάθε μέρα.
Πώς τα προστατεύουμε
Διακομιστής στη Γερμανία, HTTPS, είσοδος χωρίς συνθηματικά με κωδικό μίας χρήσης, ρόλοι και διαχωρισμός πρόσβασης, ημερολόγιο ενεργειών, ημερήσια αντίγραφα ασφαλείας, αυτόματες ενημερώσεις, προστασία από μαντεψιά κωδικών.
Τα δικαιώματά σας
Πρόσβαση, διόρθωση, διαγραφή, περιορισμός, φορητότητα και εναντίωση. Ο ιδιοκτήτης μπορεί να κατεβάσει μόνος του όλα τα δεδομένα του στην πύλη, στα Έγγραφα. Γράψτε στο hello@ownerstat.com ή στην εταιρεία διαχείρισης· απαντάμε εντός 30 ημερών. Μπορείτε επίσης να υποβάλετε καταγγελία στον Επίτροπο Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα (dataprotection.gov.cy).
Αλλαγές
Ενημερώνουμε εκ των προτέρων τις εταιρείες διαχείρισης για ουσιώδεις αλλαγές. Η ημερομηνία έκδοσης φαίνεται πάνω.
Το κείμενο θα οριστικοποιηθεί μετά από νομικό έλεγχο. Σε περίπτωση απόκλισης υπερισχύει η αγγλική έκδοση.
Политика конфиденциальности
Редакция от 25.10.2026. Сайт ownerstat.com, кабинет ownerstat.com/app, страницы броней и гостевые страницы объектов.
Кто отвечает за данные
Ownerstat — продукт UpSystems, оператор — Max M Company Limited, Лимасол, Кипр. Связь по вопросам данных: hello@ownerstat.com.
Данные собственников, объектов, гостей, сотрудников и подрядчиков вносит в кабинет управляющая компания или они приходят из её систем. За эти данные отвечает управляющая компания (контролёр), а мы обрабатываем их по её поручению и по договору обработки данных. За данные учётных записей наших клиентов, журнал сервера и переписку с нами отвечаем мы.
Что мы обрабатываем
- Сайт. Сайт не ставит cookie, не использует рекламные и сторонние счётчики, шрифты и скрипты загружаются с нашего сервера. Выбранный язык запоминается в вашем браузере. Сервер записывает технический журнал: IP-адрес, время, адрес страницы, браузер.
- Чат на сайте, в Telegram и WhatsApp. Ваши сообщения, имя и почта, если вы их указали, страница, с которой вы написали, и IP-адрес для защиты от спама. Сайт хранит ключ вашего разговора в памяти браузера (не cookie), чтобы вы видели ответ. Сообщения переводятся через DeepL, отвечает человек. Если вы пишете в Telegram или WhatsApp, сообщения также обрабатывает этот мессенджер по своим правилам (Telegram, WhatsApp Ireland Limited).
- Деловые письма управляющим компаниям. Название компании, город и рабочая почта, которую компания сама публикует для деловых обращений. Мы пишем редко, в каждом письме указано, почему оно пришло, и есть ссылка «отписаться» в один клик: после неё писем больше не будет. Мы отмечаем, открывал ли получатель демо по ссылке из письма; счётчиков открытия письма нет.
- Заявка на пилот. Форма на сайте никуда не отправляет данные: она готовит текст, который вы сами отправляете нам в WhatsApp, Telegram или на почту.
- Пользователи кабинета (управляющие, бухгалтеры, собственники, уборщицы и мастера): имя, почта, телефон, язык, роль, журнал входов и журнал действий. Кабинет использует только технические cookie входа и защиты форм.
- Объекты и учёт: данные объектов и регистрации DMoT, бронирования и выплаты из выгрузок площадок и систем управления (Smoobu, Hostaway), расходы, чеки и фото, документы, счета, адрес и налоговый номер собственника для счёта, последние 4 цифры IBAN. Выписка банка читается для сверки и не хранится.
- Гости: имя, даты, сумма и площадка из выгрузок и систем управления; для прямых броней — имя, почта, телефон, число гостей, сообщение и IP-адрес из заявки; для гостевой страницы — имя, даты и язык. Код двери и пароль Wi-Fi видны гостю только с 2 дней до заезда и до выезда. По залогу — сумма, причина удержания и фото ущерба.
- Задачи: уборки и ремонты, отметки о выполнении и фото работ.
Специальные категории данных (здоровье, религия и т. п.) не обрабатываются. Решения не принимаются автоматически: подсказки по ценам — только советы управляющему.
Зачем и на каком основании
- Работа кабинета, отчёты собственникам, уборки, прямые брони и гостевые страницы: исполнение договора с управляющей компанией; для гостей — исполнение их брони.
- Вход по коду из письма, защита от подбора и от спама в заявках, журнал действий: законный интерес в безопасности сервиса.
- Письма об отчётах, сроках DMoT, брони и залоге: исполнение договора.
- Ответы в чате: ваш запрос и наш законный интерес отвечать на вопросы о сервисе.
- Деловые письма компаниям: наш законный интерес предложить сервис бизнесу, с правом отказаться в один клик.
- Бухгалтерский учёт оплаты наших услуг: требование закона.
Кому мы передаём данные
Только поставщикам, без которых сервис не работает:
| Кто | Зачем | Где |
|---|
| Hetzner Online GmbH | Хостинг сервера, файлы и резервные копии | Германия, ЕС |
| DeepL SE | Машинный перевод сообщений чата | Германия, ЕС |
| Google Ireland Limited (Google Workspace) | Отправка писем: коды входа, уведомления, отчёты, письма гостям | ЕС; возможна передача в США по стандартным договорным условиям ЕС |
По поручению управляющей компании: мы читаем брони из её системы управления (Smoobu, Hostaway) и календарей площадок; в календари Airbnb, Booking.com и других площадок уходят только даты занятости, без имён. Письма гостям и собственникам отправляются от имени управляющей компании. Мы не продаём данные и не передаём их для рекламы.
Сколько храним
| Что | Сколько храним |
|---|
| Данные кабинета: объекты, отчёты, расходы, документы, фото | Пока действует договор с управляющей компанией; после расторжения удаляем в течение 30 дней |
| Отчёты, счета и брони в них | Столько, сколько их хранит управляющая компания для бухгалтерии (на Кипре обычно 6 лет) |
| Заявка на бронь, не ставшая проживанием | 180 дней после дат заявки, затем имя и контакты удаляются |
| Контакты гостя прямой брони | 2 года после выезда, затем удаляются; даты и суммы остаются в отчёте |
| IP-адрес из заявки на бронь | 180 дней |
| Гостевая страница (код двери, Wi-Fi) | Ссылка удаляется через 30 дней после выезда |
| Имена гостей в календаре броней | 90 дней после выезда |
| Переписка в чате Ownerstat | 12 месяцев после последнего сообщения; IP-адрес — 180 дней |
| Адреса для деловых писем | 12 месяцев после последнего письма; отказ от писем храним, чтобы больше не писать |
| Коды и ссылки для входа | 30 дней |
| Журнал действий в кабинете | 3 года |
| Журнал сервера | 30 дней |
| Резервные копии | Перезаписываются через 14 дней |
Удаление по срокам выполняется автоматически каждый день.
Как защищаем
Сервер в Германии, шифрованное соединение HTTPS, вход без паролей по одноразовому коду, роли и разграничение доступа (собственник видит только свои объекты, бухгалтер только читает, управляющего можно ограничить его объектами), журнал действий, ежедневные резервные копии, автоматические обновления безопасности, защита от подбора кодов.
Ваши права
Вы можете запросить копию своих данных, исправление, удаление, ограничение обработки, перенос данных и возразить против обработки. Собственник может сам скачать все свои данные в кабинете, в разделе «Документы». Напишите на hello@ownerstat.com или своей управляющей компании, ответ — в течение 30 дней. Если данные внесла управляющая компания, мы передадим запрос ей и поможем его выполнить. Вы также вправе подать жалобу Уполномоченному по защите персональных данных Кипра (dataprotection.gov.cy).
Изменения
О существенных изменениях мы сообщаем управляющим компаниям заранее. Дата редакции указана вверху.
Текст будет уточнён после юридической проверки. При расхождении переводов действует английская версия.
Ownerstat